策劃活動勘查現場之前隻有(yǒu)在充分考慮活動對場地(dì)的(de)所有(yǒu)要求之後才能選定理(lǐ)想的(de)活動地(dì)點。特别是活動舞台搭建的(de)環節，更是要提前看好場地(dì)，避免出現一(yī)些其它的(de)問題。

活動現場舞台設備搭建應該注意的(de)事項！

如(rú)果我們在策劃一(yī)個1000人參加的(de)活動，打算選用一(yī)個可(kě)容納1000人進行(xíng)坐式晚宴的(de)大廳。那麽我還想安裝一(yī)個背投設備（它會使活動看起來正規專業這就需要一(yī)些額外的(de)空間，在屏幕後面至少需要留出18至26英尺的(de)空間來安放投影器材（這大約相當于250個座位的(de)面積）在這種情況下，我們就要考慮要麽放棄使用投影，要麽減少客人數量或者改用更大的(de)宴會廳。還有(yǒu)我們計劃在大廳的(de)前部安裝視(shì)聽設奮，是否需要設備監聽室，翻譯間或是舞池！這些設施也都會進一(yī)步擠占座位的(de)空間。因此，在開始檢查活動場地(dì)是否可(kě)用之前，我們絕對有(yǒu)必要了解所有(yǒu)的(de)要求。在考慮到所有(yǒu)的(de)需求之後，曾經看過在合适不過的(de)場地(dì)也可(kě)能無法滿足活動的(de)需要。必須把我們想要的(de)列出一(yī)個清單，考慮清楚那些方面可(kě)以讓步，哪些方面不可(kě)以，更不要忘記我們希望達到的(de)效果。如(rú)果同時想要的(de)是熱鬧活潑的(de)活動氣氛，但如(rú)果客人們感覺房間太小、太擠太熱、太不舒服的(de)話，是不可(kě)能形成這種氣氛的(de)。

安排空間時，不要為(wèi)了省一(yī)點錢而讓所有(yǒu)的(de)人都擠在一(yī)起，讓8個人坐10人桌（讓10個人坐12人桌）并且留出休息區顯然是更好的(de)選擇。确保桌與桌之間有(yǒu)足夠的(de)距離(lí)，讓人們能夠輕松地(dì)出人其間。當然.也不能走另一(yī)個極端，在一(yī)個大廳裏寥寥地(dì)擺上幾桌，這樣同樣會影響活動的(de)氣氛。你想要的(de)效果是：空間疏密适度、氣氛熱烈活潑。雖然，從某種意義上說，空間過大比過小要好，因為(wèi)你總可(kě)以通過增加裝飾物把空間變小，但是何必花這冤枉錢呢(ne)？

我們需要考慮的(de)要求不僅僅是空間上的(de)，還有(yǒu)時間上的(de)。舞台、視(shì)聽和(hé)燈光設備的(de)搬運、安裝、音響測試、排演、拆卸的(de)時間都要列人考慮的(de)範圍。另外，演員是否需要更衣室和(hé)休息室？是否需要劃出一(yī)定的(de)空間來存放物品？ 一(yī)定要方方面面都考慮到，免得簽訂了合同之後又發現空間或者時間不夠用。 如(rú)果計劃在一(yī)家飯店或者會議中心舉辦活動，那麽就要調查一(yī)下，在之前有(yǒu)誰已經在此預訂。 這時需要問的(de)問題包括： 他們的(de)設備什麽時候能拆卸完畢并搬走？ 他們都要拆卸和(hé)搬走什麽設備？ 設備的(de)拆卸和(hé)搬運有(yǒu)沒有(yǒu)可(kě)能延遲？ 什麽時候可(kě)以開始使用房間？ 還有(yǒu)誰要與我們同一(yī)天進入場地(dì)并開始布置？ 在時間安排方面有(yǒu)沒有(yǒu)沖突？與競争者和(hé)同時舉行(xíng)的(de)其他活動之間有(yǒu)沒有(yǒu)沖突？ 有(yǒu)沒有(yǒu)安排其他活動與我們的(de)活動同時舉行(xíng)？它們何時開始，又何時結束？ 其他的(de)活動在中間休息時會不會産生噪音，會不會打斷我們的(de)活動正常進行(xíng)？會不會使活動場地(dì)變得擁擠？如(rú)果會的(de)話，恐怕要調整一(yī)下自(zì)己的(de)時間安排。如(rú)果打算使用功能廳的(de)一(yī)部分，那麽請在大廳完全空着的(de)時候去(qù)做(zuò)現場考察。把隔斷（那種可(kě)以把大廳分成幾個區域的(de)活動牆）按要求安裝就緒，然後讓人進人相鄰的(de)區域，以測試隔音的(de)效果。

有(yǒu)人在一(yī)家五星級豪華飯店的(de)宴會廳測試時發現，站在隔斷的(de)一(yī)面能一(yī)清二楚地(dì)聽到隔壁的(de)聲音。因此，他在訂立合同時要求在活動期間禁止其他人使用相鄰的(de)分區，以保證活動不會受到隔壁的(de)音樂(yuè)、講話和(hé)其他噪音的(de)影響。這個問題在飯店當中并不普 遍，但是，如(rú)果問題碰巧存在而你又沒有(yǒu)去(qù)檢查并解決，那麽造成的(de)後果可(kě)能會讓你追悔莫及。

還有(yǒu)，是否需要将噪音的(de)因素列人考慮範圍？例如(rú)，一(yī)家飯店即将舉辦一(yī)場新車發布儀式，主辦者要求改變空調出風口的(de)朝向，以免将吊燈吹得丁當響，分散來賓注意力，影響講話的(de)效果。有(yǒu)沒有(yǒu)什麽障礙物會影響到你？視(shì)線好不好？天花闆高(gāo)度是否符合要求？柱子(zǐ)或吊燈會不會阻擋視(shì)線？能否将它們擡高(gāo)一(yī)些或者幹脆移走？這些工作要花多少錢？燈光可(kě)否調暗？有(yǒu)沒有(yǒu)窗簾，以便在使用視(shì)聽設備時遮擋日光？緊急疏散通道(dào)在什麽位置？它們必須保持暢通，不能堵塞或者上鎖。如(rú)果安全出口被簾子(zǐ)遮擋，那麽必須挂出醒目的(de)安全出口标志，還要保證簾子(zǐ)不會影響到出口的(de)暢通。大廳的(de)布局是什麽樣的(de)？可(kě)否搭建舞台，以保證客人從任何一(yī)個座位都能夠看得清楚9能否在現場 懸挂電視(shì)屏幕或大銀幕？使用現場攝像可(kě)以将直播畫面傳送到大廳內(nèi)擺放的(de)各個屏幕上，這樣客人無論離(lí)多遠都可(kě)以通過屏幕畫面看清楚舞台上或觀衆席中的(de)情況。這就像在電視(shì)上看頒獎典禮一(yī)樣。另外，燈光設備可(kě)否懸挂起來？天花闆上是否有(yǒu)合适的(de)點用來懸挂投影機(jī)？在選擇活動地(dì)點時，這些都是需要考慮的(de)問題。

做(zuò)活動策劃方案時一(yī)定要使用詳細的(de)平面圖。讓場地(dì)的(de)管理(lǐ)部門根據你的(de)要求提供一(yī)張平面布局設計圖。如(rú)果他們沒有(yǒu)這樣的(de)平面圖，那麽就把原始的(de)設計圖紙按比例縮小至合适的(de)尺寸後作為(wèi)平面圖使用 另外，要注意人力成本。